Att välja tidrapporteringssystem

Hur svårt kan det vara?
Det är väl bara att välja ett bland mängden av system som finns där ute? Eller?
Att välja tidrapporteringssystem kan vara svårare än man först tror. Om man tar första bästa system är risken stor att användarna får ett system som är överkomplicerat vilket innebär att administrationsarbetet med att jaga in tidrapporter ökar, vilket troligen är tvärt mot det man var ute efter i första hand!


Integration med finans/ekonomisystem?
Ett av de första valen som man ställs inför är om det ska vara ett integrerat system i det finans/ekonomisystem som redan finns. Utifrån ekonomiavdelningens perspektiv är detta troligen det bästa alternativet med minskad hantering av projekt som ska skapas i flera system och tid som kan sammanställas i ekonomisystemet. Om man däremot tittar på användare och projektledare har användarvänligheten ofta mycket att önska. Eftersom systemen grundar sig på ett finans/ekonomisystem i grunden är systemet för tidrapportering inte specialiserad på just detta utan innehåller strukturer som gör det komplext i vissa fall långsamt att arbeta med.


Användarvänlighet - Att välja rätt komplexitetsgrad
Ett av de största problemen med tidrapportering är att få användarna att registrera sin tid. Ju mer komplext och svårt ett tidrapporteringssystem uppfattas desto mer arbete med att jaga in rapporter från användare som missar att registrera tid kommer det resultera i.
Om man simplifierar så kan man säga att tidrapporteringssystem har tre olika typer av användare: Projektledare, Tidrapportörer och Uppföljare. Alla dessa vill att systemet ska vara smidigt och ha tillräckligt med funktionalitet för just dem. Projektledaren vill att det är enkelt att lägga upp och följa upp projekt och aktiviteter, tidrapportörerna vill att det ska vara smidigt och tidseffektivt att skriva in sin tidrapport. De som ska följa upp rapporteringen (projektledare och ekonomiavdelning mfl) vill att det finns specifika rapporter som visar intressant information i attraktivt format.
Om man väljer ett tidrapporteringssystem som inte lever upp till förväntningarna för samtliga dessa roller har man ett system som kommer motarbetas alternativt inte användas av delar av användarna.


Tänk på rapporterna!
En mycket viktig aspekt som är lätt att förbise när man väljer system är VAD systemet ska leverera i form av rapporter. Är det frånvarorapportering som är viktig eller/och ska systemet leverera underlag för fakturering? Fundera på vilken information som projektledarna vill få men även vilka andra roller som är intresserade av rapporter ur systemet.
Ett bra tips är att välja ett tidrapporteringssystem som kan exportera ut rapporter till Excel (eller liknande) så man själv kan bearbeta informationen om inte rapporterna räcker till.


Att leva i molnet
Tidigare var det självklart att alla system som köptes in till företag skulle installeras på egna servrar och klientdatorer och krävde ett antal hårdvaruförutsättningar för att fungera. Självklart finns det fortfarande tidrapporteringssystem som fungerar på samma sätt men det som kommit allt mer på senare är är att köpa/hyra sitt system som SAAS, Software As a Service. Detta innebär att man som kund av systemet inte installerar någon programvara på egna servrar utan använder en lösning som driftas hos leverantören och accessas via webbläsare. Oftast betalar man per månad/år och för det antal användare som ska använda systemet.
Fördelarna med SAAS är att man slipper hanteringen och kostnaden av infrastruktur, drift, backuphantering, uppdateringar mm.


Att bygga själv
Många företag, speciellt inom IT-konsultvärlden, väljer fortfarande att bygga sitt eget tidrapporteringsverktyg för att helt kunna specialisera det för sin egen verksamhet. Det finns idag så många tidrapporteringssystem på marknaden att man troligen kan hitta ett system som passar sitt företag men alternativet att bygga själv kan fortfarande vara aktuellt om man har specialbehov.